Bureautique : Créer un publipostage avec Word 2003

Bureautique : Créer un publipostage avec Word 2003

     Dans cet article, nous allons observer la procédure de création d'un publipostage avec Word   

2003. Comme nous l'avions vu précédemment dans l'un de nos articles (voir Créer un publipostage avec Microsoft Word), la fonction de publipostage permet de créer un document type et de le fusionner avec une base de données. Cela permet de générer rapidement un document à destination de nombreuses personnes.

Le principe du publipostage est de créer automatiquement un document personnalisé en utilisant un fichier type et en le fusionnant avec des informations inclues dans une base de données.

Comme pour l'article précédent, nous allons utiliser la suite Microsoft Office non plus dans sa version 2000 (les outils utilisés étaient Word et Excel 2000) mais dans sa version 2003. Pour illustrer cette fonction, nous allons créer un document type avec Word et utiliser un fichier Excel comme base de données. Nous demanderons également à Wordde créer les enveloppes qui contiendront le courrier.

Note : Cet article a été rédigé suite à plusieurs demandes d'informations au sujet d'une méthode de publipostage avec la suite Office 2003. Si vous désirez utiliser Office 2000, vous pouvez vous reporter à notre article Créer un publipostage avec Microsoft Word.

La base de données :

Définition : C'est la base de données qui servira de source à vos documents. En effet, le but d'un publipostage est decréer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un unique document (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d'avoir une source de données avant de créer votre document.

Pour cet exemple, nous allons créer nos documents grâce à des données provenant d'un tableau Excel.

Aperçu du tableau de données :

Création de la lettre type :

La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données.

Aperçu de la lettre type :

Dans l'exemple qui va suivre, nous allons faire en sorte de créer, pour chaque personne étant enregistrée dans la base de données, un courrier personnalisé qui reprendra la maquette visible ci-dessus, mais en y ajoutant les données nominatives de chaque personne.

Descriptif de la procédure :

La procédure de création des courriers est composée de plusieurs étapes qu'il suffit d'enchainer en suivant les indications ci-dessous.

Dans la barre de menu, ouvrez le menu Outils, Lettres et publipostage et cliquez sur Fusion et publipostage.

Aperçu :

Note : Pour plus de simplicité, nous vous conseillons d'afficher la barre d'outils Fusion et publipostage.

Etape 1 : Sélection du type de document.

Cochez Lettres et cliquez sur Suivante : Document de base.

Aperçu :

Etape 2 : Sélection du document de base.

Cochez Utiliser le document actuel et cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.

Aperçu :

Etape 3 : Sélection des destinataires.

Cochez la case Utilisation d'une liste existante puis cliquez sur Parcourir.

Aperçu :

Vous devez maintenant sélectionner le fichier Excel qui contient les informations que vous désirez inclure dans vos courriers.

Pour que votre fichier Excel apparaisse dans la fenêtre de sélection de source de données, il est nécessaire de modifier le type de fichiers recherché en sélectionnant Fichiers Excel.

Aperçu :

Sélectionnez le fichier Excel qui contient les données à utiliser dans le publipostage.

Aperçu :

Sélectionnez la feuille de calcul contenant les informations.

Aperçu :

La liste des informations disponibles dans la base de données va s'afficher dans une fenêtre. Vous aurez la possibilité de filtrer le contenu de cette liste pour réduire le nombre de personnes se trouvant dans la base de données. Pour effectuer ce tri, vous avez la possibilité d'appliquer des filtres en cliquant sur les flèches situées dans les en-têtes de colonnes.

Remarque : Nous vous recommandons de trier votre liste directement dans votre fichier Excel, plutôt que de la trier depuis l'outil de publipostage de Word. L'idéal est d'avoir la liste exacte des personnes dans le fichier Excel, et d'utiliser la totalité de cette liste lors de la fusion.

Aperçu de la base de données :

Cliquez sur OK pour confirmer la liste de données. Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur Suivante : Ecriture de votre lettre.

Aperçu :

Etape 4 : Ecriture de votre lettre.

Cliquez sur Autres éléments et sélectionnez les champs que vous désirez insérer dans votre lettre.

Aperçu :

Sélectionnez un champ de base de données, et cliquez sur Insérer.

Aperçu :

Une fois que les champs de fusion ont été insérés, cliquez sur Suivante : Aperçu de vos lettres.

Aperçu :

Aperçu de la lettre avec les champs de fusion :

Etape 5 : Aperçu de vos lettres.

Vous pouvez faire défiler vos lettres en cliquant sur les flèches. Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.

Aperçu :

Etape 6 : Fin de la fusion.

Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression de vos courriers.

Aperçu :

Aperçu :

Création des enveloppes :

Note : Pour plus de simplicité, nous vous conseillons de créer un nouveau fichier pour préparer vos enveloppes.

Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône intitulé Préparation du document principal.

Aperçu :

Dans la liste Type de document, cochez Enveloppes et cliquez sur OK pour valider.

Aperçu :

Choisissez le format de vos enveloppes.

Aperçu :

Aperçu :

Maintenant que le type de document a été défini, nous allons lancer l'assistant de publipostage. Dans la barre d'outils, cliquez sur Lettres et publipostage et sélectionnez Fusion et publipostage.

Aperçu :

Etape 1 : Sélection du type de document.

Cochez Enveloppes et cliquez sur Suivante : Document de base.

Aperçu :

Etape 2 : Sélection du document de base.

Cochez Utiliser le document actuel puis cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.

Aperçu :

Etape 3 : Sélection des destinataires.

Cochez Utilisation d'une liste existante puis cliquez sur Parcourir.

Aperçu :

Vous devez maintenant sélectionner le fichier Excel qui contient les informations que vous désirez inclure sur vos enveloppes.

Pour que votre fichier Excel apparaisse dans la fenêtre de sélection de source de données, il est nécessaire de modifier le type de fichiers recherché en sélectionnant Fichiers Excel.

Aperçu :

Sélectionnez la feuille de calcul qui contient les données que vous désirez insérer.

Aperçu :

La liste des informations disponibles dans la base de données va s'afficher dans une fenêtre. Vous aurez la possibilité de filtrer le contenu de cette liste pour réduire le nombre de personnes se trouvant dans la base de données. Pour effectuer ce tri, vous avez la possibilité d'appliquer des filtres en cliquant sur les flèches situées dans les en-têtes de colonnes.

Remarque : Comme pour la confection des courriers, nous vous recommandons de trier votre liste directement dans votre fichier Excel.

Aperçu de la base de données :

Cliquez sur OK pour confirmer la liste de données. Cliquez sur Suivante : Disposition de votre enveloppe.

Etape 4 : Disposition de votre enveloppe.

Cliquez sur Autres éléments et sélectionnez les champs que vous désirez insérer dans votre enveloppe.

Aperçu :

Sélectionnez un champ de base de données, et cliquez sur Insérer.

Aperçu :

Une fois que les champs de fusion ont été insérés, cliquez sur Suivante : Aperçu de vos enveloppes.

Aperçu :

Aperçu de l'enveloppe avec les champs de fusion :

Etape 5 : Aperçu de vos enveloppes.

Vous pouvez faire défiler vos enveloppes en cliquant sur les flèches. Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.

Aperçu :

Etape 6 : Fin de la fusion.

Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression de vos enveloppes.

Aperçu :